FACTURATION

Principe de facturation désynchronisée

Ce principe de facturation est principalement utilisé dans les centres de soins. La désynchronisation permet de s’affranchir de la CPS du praticien titulaire de la facture.
Un secrétariat qui possède une CPE peut facturer les actes d’un patient sans la CPS du praticien.

La désynchronisation des signatures sécurise une facture en deux temps :

  • Lors de la facturation : signature de la facture avec la vitale. Toutefois une CPE ou CPS quelconque est nécessaire.
  • Lors de la télétransmission : Pendant la mise en lot, signature groupée des feuilles de soins électroniques avec la CPS du praticien qui facture.

Le mode désynchronisé assure le même niveau de sécurité et de garantie de paiement que le mode sécurisé.

Vous pouvez utiliser ce mode de facturation avec les logiciels de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme.

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La facturation désynchronisée est également possible avec les logiciels mobiles 

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Acquisition des Droits Intégrés : ADRi

Dans le cadre du Tiers Payant généralisé, l’assurance maladie met en place un nouveau télé-service : l’ADRi, l’Acquisition des DRoits intégrés.

L’ADRi améliore la fiabilité du « Tiers-Payant obligatoire » grâce :

  • A l’obtention automatique des droits Vitales à jour
  • A la récupération de l’adresse postale du patient
  • A la gestion des droits des patients en AME ne possédant pas de Vitale
  • A la fiabilisation des Tiers-Payant intégraux réglementaires (quand la part obligatoire paye également la part complémentaire)
  • A la vérification de non-révocation des Vitales de vos patients
  • A l’amélioration de la facturation dégradé (sans vitale) qui aura, dans les faits, la même sécurité que la facturation sécurisée

 

L’ADRI est présent dans les logiciels de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme

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Ainsi que dans le logiciel de gestion mobile

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Les différents modes de facturation

Détails des modes de facturation :

Mode papier
Ce mode permet uniquement l’impression de la feuille de soins papier et l’enregistrement de la feuille de soins pour son paiement (TP ou non).

Mode dégradé
Ce mode permet d’établir une facture à télétransmettre. Vous devez selon la caisse transmettre également par courrier un bordereau de télétransmission et dans certains cas une feuille de soins papier.

Note:
Ce mode utilise uniquement la CPS et garantit donc le cryptage de la FSE transmise.

Mode sécurisé
Ce mode réclame en plus du précédent la présence de la carte Vitale.

Note:
La désynchronisation des signatures sécurise une feuille de soins en deux temps :
Lors de la facturation : Signature de la FSE avec la Vitale et une CPS (ou une CPE ) autre que celle du praticien de facturation.
Lors de la mise en lot en télétransmission : Signature de la FSE avec la CPS du praticien de facturation.

Mode TLA
Ce mode permet de facturer des actes en vue de leurs signatures. Vous allez charger les factures sur le lecteur pour pouvoir les signer au domicile du patient avec la carte vitale. Le chargement de ces factures ne peut se faire qu’avec un lecteur ambulatoire.

Note:
Ce mode de facturation n’est pas disponible pour les prescripteurs.

Les logiciels de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme vous permettent de facturer.

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Vous pouvez également facturer avec le logiciel mobile

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Les alertes de facturation

Les alertes en facturation indiquent les informations et anomalies liées à la facture. Il existe trois types d’alertes.

  • Les alertes vertes sont à titre informatif.
  • Les alertes bleues sont bloquantes pour la facturation, néanmoins en les cochant, vous pouvez passer outre et forcer la facturation.
  • Les alertes rouges sont bloquantes pour la facturation et elles nécessitent une correction de votre part.

 

Les principales alertes de facturation :

  • S’agit-il d’un accident de droit commun ?
  • Pas de convention choisie.
  • Les soins sont-ils conformes au protocole ALD ?
  • Attention, traitement exonéré : pas de montant à payer par la mutuelle
  • L’assuré possède-t-il une attestation CMU de la caisse (CMU de l’AMO) ?
  • Complémentaire : Droits fermés. Le Hors TP est accepté
  • L’indicateur de traitement ne permet pas la DRE
  • Le matricule assuré est erroné

 

Vous pouvez utiliser la facturation avec les logiciels de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme.

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La facturation est également possible avec les logiciels mobiles 

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La SCannérisation des ORdonnances : SCOR

La SCannérisation des Ordonnances est un système de télétransmission des pièces justificatives numérisées émises par les professionnels de santé vers les Assurances Maladie Obligatoires (AMO). Ce système permet le remboursement des prestations délivrées aux assurés du régime d’assurance maladie obligatoire. Seul les logiciels de gestion SESAM Vitale en 1.04 peuvent obtenir l’agrément SCOR.

SCOR permet la dématérialisation des pièces justificatives tels que les prescriptions les devis ou les factures.
Son but principal est de sécuriser les documents entre les praticiens et la sécurité sociale et de ne plus utiliser à terme le support papier.

L’utilisation du système se déroule en deux étapes :

  • numérisation des pièces justificatives
  • échange électronique sécurisé aux caisses

Les logiciels de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme intègrent la fonction SCOR

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Numériser vos pièces justificatives est également possible avec les logiciels mobiles 

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TÉLÉTRANSMISSION

Gestion des régularisations NOEMIE : principe et définition

La télétransmission permet un échange informatique depuis un organisme d’assurance maladie ou une complémentaire vers un professionnel de santé via une norme d’échange dite ‘NOEMIE‘ (Norme Ouverte d’Echange entre la Maladie et les Intervenants Extérieurs)Cette norme permet un retour d’informations de paiements (indemnités journalières ou retenues) relatives aux caisses nationales.

Principe des Régularisations NOEMIE 

Suite à une réception des retours NOEMIE en télétransmission.

Le logiciel ne peut pas faire le lien avec une des factures en attente de validation et votre paiement NOEMIE reçu.
Le logiciel passe alors ce retour NOEMIE en attente dans les Régularisations NOEMIE.

Il est conseillé de procéder quotidiennement à la régularisation des paiements NOEMIE.

Lors de l’analyse du retour NOEMIE :

  • Soit la facture concernée est retrouvée avec un montant identique : le paiement bascule sur le compte honoraire en comptabilité.
  • Soit la facture n’est pas retrouvée et/ou le montant payé est différent du montant de la facture : le paiement bascule en comptabilité sur le compte REG_NOE. Une ligne de régularisation sur la fenêtre des paiements est automatiquement générée. Ces lignes viennent en complément des factures en attente d’encaissement.

 

Vous pouvez gérer les régularisations NOEMIE avec les logiciels de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme.

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Suivi des taux de FSE télétransmises pour l’obtention des primes annuelles

Les praticiens reçoivent une aide pérenne à la télétransmission lorsque la part d’activité télétransmise correspond au moins à un taux fixé par leurs conventions :
« Le calcul s’effectue sur la période du 1° janvier au 31 décembre de l’année considérée ou, lorsque le professionnel a démarré la télétransmission au cours de l’année, à compter du premier jour du mois qui suit sa date de première feuille de soins électronique sécurisée. La télétransmission d’une feuille de soins non sécurisée ne peut faire l’objet d’une aide à la télétransmission. »

Le calcul dans le logiciel de gestion s’en approche sensiblement, il est égal au taux d’actes facturés et sécurisés sur le nombre total d’actes de l’année en cours selon la date de facturation.

Vous pouvez suivre les taux des FSE télétransmises pour l’obtention des primes annuelles avec les logiciels de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme.

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Mais également avec le logiciel mobile

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Boîte aux lettres sécurisée de télétransmission

Le service de boîte à lettre sécurisé Medisecu vous assure disponibilité et fiabilité. Il fonctionne indépendamment de votre fournisseur d’accès internet.
Medisecu sécurise vos télétransmissions grâce à une messagerie dédiée aux Feuilles de soins électronique.
Vous pouvez changer de Fournisseur d’Accès Internet (FAI) sans interrompre vos télétransmissions.

Bénéficiez du service Médisecu avec les logiciels de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme.

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Ce service est également disponible sur le logiciel mobile 

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MUTUELLE

Prise en charge d’un patient bénéficiant de l’AME

Différentes Aides Médicales d’Etat (AME) existent :

AME de Base : Les bénéficiaires de l’AME de base ne possèdent pas de carte vitale et sont pris en charge par l’Etat. Au niveau du logiciel, la facture sera créée en 100% pour la mutuelle.
Note : Les bénéficiaires de l’AME de base ne sont pas concernés par le dispositif du médecin traitant et par le parcours de soins coordonnés. Etant donné que ces bénéficiaires ne possèdent pas de Carte Vitale, la facture se fera en mode dégradé.

 

AME complémentaire : L’AME complémentaire concerne des personnes possédant une attestation de droits AME et une carte vitale. Au niveau du logiciel, la facture sera créée en tiers payant Caisse, Mutuelle.
Note : Les bénéficiaires de l’AME de base sont concernés par le dispositif du médecin traitant et par le parcours de soins coordonnés. La facture peut être réalisée en mode sécurisé.

Fonctionnement :

A l’aide de l’attestation, vous devez identifier si le patient bénéficie de l’AME de base ou de l’AME complémentaire.
La mention :

  • “Attestation d’admission à l’aide médicale de l’état” indique qu’il s’agit d’une AME de base
  • “Attestation d’admission à l’aide médicale de l’état pour la complémentaire” indique qu’il s’agit d’une AME complémentaire

 

Prenez en charge les patients bénéficiant de l’AME avec les logiciels de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme.

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Mais également avec les logiciels mobiles 

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Prise en charge d’un patient bénéficiant de la CMU

Différentes Couvertures Maladies Universelles (CMU) existent :

CMU de Base (CMU-C gérée par la caisse) : Cette mutuelle facilite l’accès et le remboursement des soins à toute personne résidant en France. Ces personnes ne sont pas couvertes par un autre régime obligatoire d’Assurance Maladie. Elle concerne aussi bien les personnes sans ressources que celles disposant de revenus.

CMU complémentaire (CMU-C gérée par la mutuelle) : Celle-ci facilite l’accès aux soins des personnes aux faibles ressources et résidant en France. Les soins sont pris en charge à 100 % sans avance de frais, y compris pour la part non remboursée par la Sécurité sociale et le forfait journalier hospitalier.

Sortant CMU-C (TP autorisé) : Cela concerne les personnes qui ne sont plus couvertes par la CMU mais qui sont couvertes au niveau de la part obligatoire.

Fonctionnement :

L’information de la mutuelle vous est fournie soit :

  • Par la carte vitale : Sa lecture met à jour la fiche patient.
  • Par l’attestation papier : La saisie d’une mutuelle en gestion unique est indispensable.

 

Prenez en charge les patients bénéficiant de la CMU avec les logiciels de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme.

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Mais également avec les logiciels mobiles 

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Principe de fonctionnement des mutuelles

Lors de la facturation, pour pratiquer le tiers-payant sur la part complémentaire, vous devez saisir la mutuelle du patient.

Deux modes de gestion de la mutuelle existent :

Gestion unique :

Le logiciel constitue et télétransmet une FSE vers le régime obligatoire (AMO) qui transmet ensuite la part complémentaire (AMC) à la mutuelle selon les accords entre caisse et mutuelle.

Gestion séparée :

Le logiciel constitue et télétransmet simultanément une FSE vers le régime obligatoire (AMO) et une DRE (Demande de remboursement électronique) vers le régime complémentaire (AMC) selon des accords entre praticien et mutuelle (convention).

Note : Quand les données mutuelle du patient proviennent de la carte vitale, le choix est fait par la vitale.
Si l’indication RO ou Gestion Unique est mentionnée sur l’attestation mutuelle, il s’agit de gestion unique.
En cas de doute, contactez la mutuelle du patient.

Pratiquez le tiers-payant sur la part complémentaire avec les logiciels de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme.

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Mais également avec les logiciels mobiles 

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Conventionnement TP complémentaire

Le Tiers payant complémentaire est un dispositif qui a pour objectif d’éviter au patient d’avancer ses frais médicaux tout en garantissant le paiement au praticien de santé.
Depuis fin 2017, le tiers payant complémentaire est possible pour tous auprès des professionnels de santé qui le pratiquent.

Le Tiers payant complémentaire repose sur :

  • une automatisation sûre et rapide des paiements
  • un contrat commun à toutes les complémentaires de santé
  • une diminution des rejets de facture

 

Les logiciels de gestion facilitent le paramétrage du tiers payant (Couverture de Maladie Universelle, l’Assurance Complémentaire Santé,  l’Aide Médicale de l’Etat, Accident de travail, Maternité …etc.) ainsi que les conventionnements avec les différents organismes grâce au portail TPcomplémentaire.fr accessible depuis votre logiciel.

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REMPLAÇANTS

Gestion des remplaçants

la Carte de Professionnel de Santé : CPS
La carte CPS remplaçant permet de facturer et télétransmettre en sécurisé pour les remplaçants. Elle donne également la possibilité de récupérer les  ARL (accusés de réception des lots) et les retours Noémie (avis de paiements par les caisses) pour tous les praticiens.

Télétransmission parts complémentaires
Pour télétransmettre les parts complémentaires, le remplaçant n’a pas besoin de réimporter les conventions mutuelles, il utilisera les conventions du titulaire actuellement remplacé.

Nombre illimité de remplaçants
Le système de contrat de remplacement de nos logiciels, offre la possibilité d’avoir un nombre illimité de remplaçants et de gérer plusieurs contrats de remplacements sur une même période ou, pour un remplaçant, de remplacer plusieurs titulaires.

Les logiciels de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme permettent la gestion des remplaçants avec ou sans CPS.

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La gestion des remplaçants est également possible avec le logiciel mobile

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Calcul des rétrocessions

Deux choix de rétrocession d’honoraire sont possibles :

Rétrocession Remplaçant

L’aide au calcul des rétrocessions d’honoraires vous permet de sélectionner :

  • le type de séances (effectuées, facturées, réglées)
  • la période à calculer
  • le type d’impression (détaillé par séance et trié par date, cumul par ordonnance, cumul par facture, récapitulatif)

Plusieurs options sont possibles pour obtenir votre calcul des rétrocessions : imprimer, envoyer le document par mail, enregistrer le document sur disque.

Rétrocession titulaire ou salarié

L’aide au calcul des rétrocessions d’honoraires vous permet de sélectionner :

  • le type de séances (effectuées, facturées, réglées).
  • Indiquer pour chaque type d’actes le pourcentage de rétrocession à appliquer
  • Saisir les dates de bornes de la période à calculer
  • Choisir le type d’impression (détaillé par séance et trié par date, cumul par ordonnance, cumul par facture, récapitulatif)

Plusieurs options sont possibles pour obtenir votre calcul des rétrocessions : imprimer, envoyer le document par mail, enregistrer le document sur disque.

Les logiciels de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme intègrent l’aide au calcul des rétrocessions d’honoraires.

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COMPTABILITÉ

Export du fichier des écritures comptables (FEC)

Les Fichiers des Écritures Comptables (FEC) regroupent la totalité des enregistrements liés à la comptabilité.
Une écriture est la traduction en termes comptables d’une opération affectant le patrimoine ou l’activité du cabinet.

Depuis le 1 janvier 2014, le praticien de santé à pour obligation légale de fournir une copie des fichiers des écritures comptables (FEC) à l’administration fiscale sous forme dématérialisée.
Si le praticien de santé est dans l’incapacité de présenter ses fichiers comptables sous forme dématérialisés il peut encourir une sanction (amende, évaluation d’office des bases d’imposition).

Inclus dans votre logiciel de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme, COMPTA +4000 permet l’export du fichier des écritures comptables.

logo logiciel de gestion MEDI +4000 Podologue logo logiciel de gestion MEDI +4000 Orthoptiste logo logiciel de gestion ORTHO +4000 logo logiciel de gestion INFI +4000logo logiciel de gestion KINE +4000Inclus dans votre logiciel de gestion Sage-femme, COMPTA +4000 permet l'export au format FEC

Exportez vos écritures comptables avec le logiciel en ligne Ma Compta Libérale

logo Ma Compta Libérale

 

Editions comptables

Les éditions comptables permettent de visualiser et d’imprimer les différents documents comptables demandées par l’administration fiscale et par votre Association de Gestion Agréée, ou comptable ( 2035, 2036, balance, immobilisations, journal, grand livre, etc).

Vous pouvez définir la période pour laquelle vous souhaitez effectuer vos éditions.

Il existe différentes options d’impression :

  • l’option “complète” : avec plus de détails
  • l’option “secret professionnel”: les noms de vos patients n’apparaîtront pas

Le logiciel de gestion permet de créer et d’imprimer tous les documents comptables et fiscaux nécessaires: bordereaux de remise de chèques, balance, grand livre, journaux, déclaration 2035 et 2036…

Pour plus d’informations sur la réglementation comptable, adressez-vous à votre Association de Gestion Agréée, ou à votre comptable.

Inclus dans votre logiciel de gestion professions podologue, orthoptiste, orthophoniste, infirmier, kinésithérapeute et sage-femme, COMPTA +4000 s’adapte à vos besoins et répond à tous les types d’organisations comptables.

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Enregistrez directement vos écritures comptables avec le logiciel en ligne Ma Compta Libérale.

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DOSSIER MÉDICAL

Démarche de Soins (DSI)

Réalisez l’analyse des besoins de vos patients , la définition de vos objectifs de soins et leur mise en œuvre grâce à l’élaboration de la Démarche de Soins (DSI), en version complète (DSI initiale) ou  synthétique (DSI résumé pour l’envoi aux services médicaux des caisses).

En quelques clics vous remplissez, imprimez, sauvegardez ou envoyez par mail le formulaire, selon votre fonctionnement habituel.
Un glossaire vous permet de créer et sauvegarder des éléments pour chaque colonne à remplir, disponibles pour tous les patients.

La Démarche de Soins (DSI) est intégrée au logiciel de gestion INFI +4000 et au le logiciel de gestion mobile Simply Vitale

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OUTILS

Sauvegarde de vos données médicales

La sauvegarde quotidienne de vos données sur support externe est indispensable. En effet, en cas d’incidents (Coupures électriques, défaillance du disque dur de votre ordinateur… ), ce sera le seul moyen pour récupérer vos données médicales.

Deux types de sauvegarde sont possibles :

Sur disque dur
La sauvegarde sur disque dur constitue une sécurité supplémentaire qui ne doit pas être considérée comme un substitut à la sauvegarde sur un support externe.

Sur support externe (clé USB, disque dur externe …)
Si votre disque dur tombe en panne, ou si votre ordinateur est volé, la sauvegarde sur support externe vous permettra de récupérer vos données.

Nos conseils :
Effectuez votre sauvegarde tous les jours.
Effectuez une rotation sur deux supports externes (Exemple : Une clé usb pour les jours pairs, une autre pour les jours impairs).
Ne pas laisser votre clé usb contenant vos données au cabinet.

Sauvegardez les données médicales de votre logiciel de gestion professions infirmier, podologue, orthoptiste, orthophoniste, kinésithérapeute et sage-femme.

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